sexta-feira, 18 de março de 2011

Padronizando assinatura de email Exchange

Participei de uma implementação de Exchange 2010 com 2.000 caixas postais. E um desafio para o cliente foi a padronização da assinatura de email.
O plano inicial seria um grupo de pessoas configurar um arquivo html para cada usuário da rede :)....
Foi quando surgiu a idéia de usar regras de transporte do Exchange Server para aplicar uma assinatura utilizando as informações dos usuários no Active Directory.

Foi utilizado uma regra de transporte no Hub Transport para aplicação da assinatura.


A assinatura final ficou:



O código da assinatura:


<br></br>
<style type="text/css">
.fontes {
                font-family: Verdana, Geneva, sans-serif;
                font-size: 12px;
}
.privacidade {
                font-size: 9px;
                font-family: Verdana, Geneva, sans-serif;
}
</style>
<p><strong><img width="103" height="103" align="left" src="http://4.bp.blogspot.com/-WZmkR88K7OU/TYNqSSyBppI/AAAAAAAAAQg/raa-xEEIMCA/s1600/planet01.jpg%22%3E%3C/strong>
<strong><span class="fontes">%%DisplayName%%</span></strong><span class="fontes"><br>
   %%office%% <br>
  Nome da Empresa <br>
  Telefones: (27) %%phone%% <br>
<a href="http://flugaoveltem.blogspot.com/" target="_blank">http://flugaoveltem.blogspot.com/</a></span></span><a href="http://flugaoveltem.blogspot.com/" target="_blank"></a></span></p>
<p class="privacidade">&nbsp;</p>
<p class="privacidade">As informa&ccedil;&otilde;es contidas neste e-mail s&atilde;o confidenciais e reservadas &agrave;s pessoas   e/ou entidades para as quais foram endere&ccedil;adas. <br />
Caso tenha recebido por engano,   por favor, contate o remetente. Muito obrigado.<br/>
Gerente Responsável %%Manager%% </p>




Cada variável é representada entre %%, e cada uma faz referencia a uma propriedade do usuário no Active Directory. 
Os campos do Active Directory foram mapeados da seguinte forma:



Com o códiga da assinatura pronto basta criar uma Transport Rule no Hub Transport para que a assinatura seja aplicada a todas as mensagens que se originem dos usuários internos.

Segue a criação da regra:


Abra o Exchange Management Console, navegue até Organization Configuration / Hub Transport / Trasnport Rules



Clique New Transport Rule



Configure o nome para a regra e avance


Em Conditions e marque a opção from users that are inside or outside the organization e deixe a configuração 'Inside the Organization' e avance



Marque a configuração append disclaimer text and fallback to action if unable to apply.


Clique em Disclaimer text e na caixa de texto cole o código HTML da assinatura


Avance

Finalize a criação da regra.



Envie um email e verifique que a assinatura é anexada.


Variáveis que podem ser utilizadas

As regras de disclaimer aceitam as seguintes variáveis do Active Directory:

UserLogonName
DisplayName
FirstName
Initials
LastName
PhoneNumber
OtherPhoneNumber
HomePhoneNumber
OtherHomePhoneNumber
PagerNumber
MobileNumber
FaxNumber
OtherFaxNumber
Email
Street
POBox
City
State
ZipCode
Country
Title
Department
Manager
Office
Company
Notes
CustomAttribute1 – CustomAttribute15





Conclusão



Este é um modo fácil e rápido para padronização de assinaturas de correio utilizando ferramentas nativas do Exchange mas existe um problema: Quando um usuário responde a um email sua assinatura é aplicada no fim do corpo do email e não abaixo do texto que ele redigiu.

Referências

http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd638183.aspx

5 comentários:

  1. Fernando obrigado pelo post esta me auxiliando.
    Uma pergunta como faço para inserir uma imagem da assinatura que não estaja postada na web que estaja em nossos servidores?
    Tem essa opção?

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  2. Fernando muito bom esse post, você sabe me dizer se tem como fazer isso no Exchange 2013?

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  3. Boa tarde Luiz,
    Sim é possível esta configuração no Exchange 2013

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  4. Lugão, existe alguma limitação para iPhone?

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    Respostas
    1. A mensagem que é enviada pelo iPhone chega no destino sem a formatação da assinatura, ou seja, em modo texto.

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