Padronizando assinatura de email Exchange

Participei de uma implementação de Exchange 2010 com 2.000 caixas postais. E um desafio para o cliente foi a padronização da assinatura de email.

O plano inicial seria um grupo de pessoas configurar um arquivo html para cada usuário da rede :)....

Foi quando surgiu a idéia de usar regras de transporte do Exchange Server para aplicar uma assinatura utilizando as informações dos usuários no Active Directory.

Foi utilizado uma regra de transporte no Hub Transport para aplicação da assinatura.

A assinatura final ficou:

O código da assinatura:


<br></br>
<style type="text/css">
.fontes {
                font-family: Verdana, Geneva, sans-serif;
                font-size: 12px;
}
.privacidade {
                font-size: 9px;
                font-family: Verdana, Geneva, sans-serif;
}
</style>
<p><strong><img width="103" height="103" align="left" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhzkf65L8bj-sZBLWGiONshEYnN1-f0c40hYHJCcnGmXxRQNyKOINtHtrCDPzmfhOuQStm3Tq-W6zviaziGYmM60UUgCu4N7wNgTkqukfrjjxooPMoRXoKJDjHyda8ZposSQ95gYklamwE/s1600/planet01.jpg%22%3E%3C/strong>
<strong><span class="fontes">%%DisplayName%%</span></strong><span class="fontes"><br>
   %%office%% <br>
  Nome da Empresa <br>
  Telefones: (27) %%phone%% <br>
<a href="http://flugaoveltem.blogspot.com/" target="_blank">http://flugaoveltem.blogspot.com/</a></span></span><a href="http://flugaoveltem.blogspot.com/" target="_blank"></a></span></p>
<p class="privacidade">&nbsp;</p>
<p class="privacidade">As informa&ccedil;&otilde;es contidas neste e-mail s&atilde;o confidenciais e reservadas &agrave;s pessoas   e/ou entidades para as quais foram endere&ccedil;adas. <br />
Caso tenha recebido por engano,   por favor, contate o remetente. Muito obrigado.<br/>
Gerente Responsável %%Manager%% </p>




Cada variável é representada entre %%, e cada uma faz referencia a uma propriedade do usuário no Active Directory. 

Os campos do Active Directory foram mapeados da seguinte forma:

Com o códiga da assinatura pronto basta criar uma Transport Rule no Hub Transport para que a assinatura seja aplicada a todas as mensagens que se originem dos usuários internos.

Segue a criação da regra:

Abra o Exchange Management Console, navegue até Organization Configuration / Hub Transport / Trasnport Rules

Clique New Transport Rule

Configure o nome para a regra e avance

Em Conditions e marque a opção from users that are inside or outside the organization e deixe a configuração 'Inside the Organization' e avance

Marque a configuração append disclaimer text and fallback to action if unable to apply.

Clique em Disclaimer text e na caixa de texto cole o código HTML da assinatura

Avance

Finalize a criação da regra.

Envie um email e verifique que a assinatura é anexada.

Variáveis que podem ser utilizadas

As regras de disclaimer aceitam as seguintes variáveis do Active Directory:

UserLogonName

DisplayName

FirstName

Initials

LastName

PhoneNumber

OtherPhoneNumber

HomePhoneNumber

OtherHomePhoneNumber

PagerNumber

MobileNumber

FaxNumber

OtherFaxNumber

Email

Street

POBox

City

State

ZipCode

Country

Title

Department

Manager

Office

Company

Notes

CustomAttribute1 – CustomAttribute15

Conclusão

Este é um modo fácil e rápido para padronização de assinaturas de correio utilizando ferramentas nativas do Exchange mas existe um problema: Quando um usuário responde a um email sua assinatura é aplicada no fim do corpo do email e não abaixo do texto que ele redigiu.

Referências

http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd638183.aspx